Domicilier votre association à Nantes Université

Qu'est-ce que la domiciliation ?

En déclarant votre association auprès des services de l'Etat, vous devez préciser un siège social, autrement dit une adresse postale. Nantes Université, sous certaines conditions, peut vous autoriser à utiliser une de ses adresses.
Cela permet aux associations étudiantes de bénéficier d'une adresse postale stable et valorisante. Le courrier est à récupérer dans le service courrier des locaux de l'adresse qui vous a été attribuée. Ce service ne prend pas en charge vos envois qui restent à votre charge.

Les associations qui répondent aux critères suivants peuvent bénéficier d'une adresse à Nantes Université :

le président et le trésorier de l'association sont étudiants inscrits à Nantes Université à la date de dépôt de la demande ;
l'association n'a pas déjà fait l'objet d'une exclusion des locaux de Nantes Université pour non-respect des règlements intérieurs et/ou trouble aux activités de recherche et de formation ;
l'association est majoritairement composée d'étudiants et son objet associatif et ses activités sont principalement en direction des étudiants ;
l'objet et les activités de l'association n'ont pas de lien avec la religion ;
l'objet et les activités de l'association ne troublent pas l'ordre public, n'incitent pas à la haine et ne troublent pas les activités d'enseignement et de recherche de l'établissement.

Votre objet associatif sera aussi examiné pour savoir si il répond à un ou plusieurs des objectifs suivants :

l'association contribue à défendre les intérêts des étudiants ;
l'association contribue à améliorer les services aux étudiants ;
l'association contribue à l'animation des campus et à la dynamisation de la vie étudiante.

Les pièces nécessaires

courrier de demande de domiciliation présentant l'association et son projet associatif adressé au responsable des locaux (pour une première demande) ;
statuts de l'association ;
extrait du procès verbal de l'assemblée générale ou du conseil d'administration ayant élu le président et le trésorier et copie des cartes d'étudiant ;
copie du récépissé de déclaration en préfecture (sauf pour les associations en cours de création, a déposé après déclaration auprès de la Préfecture) ;
dernier rapport d'activité (sauf pour les nouvelles associations).

A qui faire la demande ?

Le courrier de demande de domiciliation doit être adressé à la présidente de Nantes Université Carine Bernault pour les bâtiments de services universitaires (Pôle étudiant, Maison des échanges internationaux et de la Francophonie...) ou au/à la directeur.ice de la composante de domiciliation.
Le dossier contenant l'ensemble des pièces nécessaires doit être transmis à l'un.e des correspondant.es Vie étudiante du bâtiment de domiciliation.

Votre autorisation de domiciliation

Une fois votre dossier examiné et si votre demande est validée, vous serez amené à signer une convention d'autorisation de domiciliation. Un exemplaire vous sera remis, il faudra le conserver précieusement. Cette autorisation est valable jusqu'à la fin de l'année universitaire en cours.
Vous devrez remettre à la Préfecture une copie de cette autorisation pour justifier de votre droit à utiliser une des adresses de Nantes Université.
Pensez-bien à passer régulièrement chercher votre courrier. Le gestionnaire des locaux vous informera des horaires d'ouverture du service courrier. Si vous recevez du courrier sensible, vous pourrez convenir avec lui d'une liste restreinte de bénévoles autorisés à retirer le courrier.

Comment renouveler cette autorisation ?

Pour continuer à en bénéficier, il faut fournir chaque année au gestionnaire des locaux les documents suivants :

dernier rapport d'activité,
PV de l'assemblée générale ayant élu le bureau en fonction avec la copie des cartes d'étudiants du/de la président.e et du/de la trésorier.ère.

Ces documents nous permettent de savoir que vous existez encore et que vous êtes toujours une association étudiante.

Si je ne renouvelle pas mon autorisation, que fait-on de mon courrier ?

Pas de panique, nous ferons plusieurs relances avant de clore votre boîte aux lettres. Sans nouvelle de l'association, le courrier finira par être retourné à l'envoyeur.

En cas de dissolution, il est préférable de prévenir vos contacts pour éviter les relances inutiles.