Effectuer son stage dans un laboratoire ou un service de Nantes Université
En tant qu'établissement d'enseignement supérieur et de recherche, Nantes Université place la transmission, le partage des connaissances et la montée en compétences des étudiants au cœur de son identité. Accueillir un stagiaire au sein de nos laboratoires, centres de recherche ou services administratifs s'inscrit pleinement dans cette mission première : offrir aux futurs professionnels une mise en situation concrète, stimulante et rigoureuse pour enrichir leur cursus académique.
Pour encadrer cette collaboration, l'utilisation du modèle de convention de stage propre à Nantes Université est obligatoire. Ce document a été spécifiquement conçu pour intégrer l'ensemble des particularités réglementaires, des dispositifs de sécurité et des spécificités administratives liés à notre établissement en tant qu'organisme d'accueil, garantissant ainsi un cadre juridique sécurisé et protecteur pour le stagiaire, le tuteur et l'enseignant référent.
Rappel fondamental
Un stage correspond à une mise en situation temporaire en milieu professionnel. Il est intégré à un cursus de formation. La convention de stage n’est pas un contrat de travail. Le début du stage est strictement subordonné à sa signature par toutes les parties. Le stagiaire est sous la responsabilité de Nantes Université et est assimilé au personnel BIATSS de l'établissement. Il est également sous la responsabilité légale de l'établissement d'enseignement.
Principales caractéristiques
- Stagiaire: tout étudiant de Nantes Université ou d'un autre établissement d'enseignement, en France ou à l'étranger.
- Durée maximale: 6 mois par année d'enseignement, renouvellements compris.
- Congés: seuls les congés stipulés dans la convention de stage peuvent être accordés.
- Modalités: Le stagiaire suit l'ensemble des règles en vigueur applicables aux personnels de Nantes Université (règlement intérieur), en particulier celles relatives à l'organisation du travail, à la sécurité, à l'hygiène et au bon déroulement du service public.
- Gratification et avantages (applicables dans tous les services et laboratoires de Nantes Université) :
- Aucune gratification n'est versée pour les stages de 2 mois ou moins.
- Au-delà de 2 mois de présence, soit plus de 308 heures, une gratification est versée à raison de 4,50 € / heure de présence effective. Le montant est calculé mensuellement selon les heures réellement effectuées. Les congés ne sont donc pas gratifiés. La gratification n'est pas un salaire, mais une aide financière reconnaissant le temps et l’investissement de l’étudiant.
- Prise en charge des transports (Abonnement Naolib, SNCF, vélib...) : Prise en charge à hauteur de 75% du titre d’abonnement de transport domicile-travail sur présentation d’un justificatif pour un stage à temps plein (plafonnée à 104€04). Prise en charge réduite à 37.5% si le stagiaire travaille moins de 50%.
- Restauration : Le stagiaire bénéficie de l'accès aux restaurants universitaires au même titre que les agents. Un étudiant d'un établissement français peut continuer de bénéficier du repas à 1€ avec une carte Izly.
- Encadrement
- Un enseignant référent suit au maximum 24 stagiaires ;
- Un tuteur en supervise au maximum 3 stagiaires.
- Assurance
- Attestation de responsabilité civile obligatoire avant le 1er jour du stage
- Particularités pour un stagiaire international
- Autorisation du Fonctionnaire Sécurité Défense: Le laboratoire doit obtenir l'accord du FSD avant de confirmer le stage à un étudiant extracommunautaire.
- Formalités d'entrée et séjour : Le stagiaire doit impérativement vérifier les conditions de visa et de séjour en France sur www.diplomatie.gouv.fr et doit être en conformité avec les règles du pays d'accueil et les règles liées aux missions sensibles.
- Assurances obligatoires : Le stage ne pourra pas être validé par Nantes Université sans la justification de trois couvertures internationales valides :
- Une assurance responsabilité civile internationale;
- Une assurance santé et accident (les ressortissants de l'EEE doivent demander la Carte Européenne d'Assurance Maladie CEAM);
- Une assurance rapatriement.
- Frais de séjour : Tous les frais (visa, voyage, hébergement, vie quotidienne) sont à la charge exclusive du stagiaire.
- Contact d'assistance : Pour toute question relative à un titre de séjour ou un logement, contactez la Direction Europe et International (DEI) : guichet.unique@univ-nantes.fr.
Les modèles de convention obligatoires
- Nantes Université s'est appuyé sur la convention de la DGESIP pour définir son modèle de convention de stage. Il a été validée par différentes directions et services (DAJ, DCF, DEI, DFRU, DPEQ, DPO, DRHDS, DRPI et MCPI) et s'applique à l'ensemble des services et laboratoires de Nantes Université.
- Pour les étudiants de Nantes Université, la convention de stage doit être établie dans eSup Stage (à partir de la rentrée 2026-2027). Elle sera signée électroniquement via eSup Signature. Si votre composante utilise une autre application, vous devez vous assurer que le modèle de convention est conforme au modèle en vigueur à Nantes Université. Votre service scolarité peut répondre à vos questions éventuelles.
- Convention si vous êtes étudiant dans un établissement d'enseignement français (NU ou autre)
- Convention si vous êtes étudiant dans un établissement à l'international (UE ou extracommunautaire) - français/anglais
- Notice pour vous aider à remplir la convention de stage
Les informations administratives (Les 3 parties et 5 signataires)
- L’Établissement d'enseignement (Votre composante/école) : Renseignez l’intitulé exact de votre établissement, de votre formation, le nom de votre enseignant référent ainsi que son courriel pour lui permettre de signer électroniquement.
- L’Organisme d'accueil (Le laboratoire ou service de NU) : Indiquez le nom officiel du laboratoire (ex: Laboratoire CEISAM, UMR CNRS 6230...) ou du service, l'adresse postale exacte de votre lieu de stage, et le nom de votre tuteur ainsi que son courriel pour lui permettre de signer électroniquement.
- Le Stagiaire : Vos coordonnées complètes, votre numéro d'étudiant et obligatoirement votre numéro de Sécurité Sociale (indispensable pour la couverture accident du travail).
Le projet pédagogique et le temps de travail
- Dates du stage : Indiquez précisément la date de début et la date de fin.
- Volume horaire : Calculez le nombre total d'heures prévues sur l'ensemble du stage (base de 35h par semaine en temps plein).
- Les congés: Si des jours de congé sont prévus, spécifiez clairement les modalités ou les jours précis. Sans cette information, aucun congé ne pourra être pris.
- Le distanciel : Si des jours de télétravail sont prévus, spécifiez clairement les modalités (ex: 1 jour par semaine, le mardi) et l'organisation du suivi par le tuteur.
- Les missions : Décrivez précisément les tâches confiées. Elles doivent être progressives et en parfaite adéquation avec les objectifs de votre formation.
Les 5 signatures (avant le début du stage)
Le stage ne peut pas débuter sans l'accord écrit de tous. Les signatures doivent être recueillies électroniquement ou de manière manuscrite avant le premier jour de stage, dans cet ordre :- L'étudiant (stagiaire)
- Le tuteur de stage (laboratoire/service de Nantes Université)
- L'enseignant référent de votre établissement d'enseignement
- Le directeur du laboratoire/service de Nantes Université
- Le représentant de votre établissement d'enseignement
En tant que stagiaire, vous êtes pleinement acteur de votre stage. Vous vous engagez à réaliser les missions prévues dans la convention de stage, à respecter le règlement intérieur ainsi que les règles de fonctionnement de Nantes Université et du service public, notamment celles relatives à la santé, à la sécurité, à la confidentialité et à la protection des données.
Le stage constitue une période de formation intégrée à votre cursus. Vous demeurez sous la responsabilité pédagogique de votre établissement d'enseignement et bénéficiez du suivi de votre enseignant référent tout au long du stage. En cas de difficulté, vous devez en informer sans délai votre tuteur de stage et votre enseignant référent afin qu'une solution puisse être recherchée. Vous veillez à ce que les missions confiées soient conformes à celles prévues dans la convention de stage et signalez toute modification des conditions de déroulement du stage. Si vous estimez qu'une activité présente un risque pour votre santé ou votre sécurité, vous avez le droit d'interrompre sa réalisation et de ne pas l'exécuter tant que les conditions de sécurité ne sont pas réunies. Vous devez en informer immédiatement votre tuteur de stage ainsi que votre enseignant référent afin que la situation soit analysée et que les mesures appropriées soient prises.
À l'issue de votre stage, vous accomplissez les démarches prévues par votre formation et l'organisme d'accueil (rapport de stage, soutenance, évaluation, attestation de stage, selon les cas). L'ensemble des obligations décrites dans les conditions générales de la convention de stage s'applique. Il est important que vous lisiez et compreniez l'intégralité de la convention sur laquelle vous vous engagez. Ci-dessous sont listées les principales obligations:
Avant le stage
- Complétez la convention après accord de votre tuteur de stage et votre enseignant référent. Veillez à bien préciser les missions et activités à réaliser pendant le stage, les modalités d'évaluation et les ECTS éventuels. Aidez-vous de la notice.
- Assurez-vous que la convention est signée par les cinq signataires : le stage ne peut pas commencer avant l'ensemble des signatures pour des raisons juridiques et de sécurité.
- Transmettez votre attestation de responsabilité civile en cours de validité avant le premier jour de stage (et pour les étudiants internationaux : vos attestations d'assurance responsabilité civile internationale, assurance maladie et accident et assurance rapatriement).
- Vérifiez votre couverture maladie : régime étudiant, carte européenne d'assurance maladie (CEAM) si vous êtes ressortissant de l'UE/EEE, ou accords bilatéraux de sécurité sociale si vous venez d'un autre pays (informations sur cleiss.fr). Nantes Université ne fournit aucune protection maladie complémentaire.
- Si votre stage se déroule en partie à distance, cela doit être validé au préalable par votre enseignant référent, qui vérifie que la mission s'y prête et que les outils sont définis avec l'organisme d'accueil.
- Si vous avez des contraintes personnelles et que vous souhaitez prendre des congés, cela doit être validé au préalable par votre tuteur de stage et les jours notés sur votre convention avant la mise en signature.
Pendant le stage
- Vous êtes soumis·e à la discipline et au règlement intérieur de l'organisme d'accueil, notamment sur les horaires, l'hygiène et la sécurité et le bon déroulement du service publique. Ces règles doivent vous être communiquées au plus tard le 1er jour du stage.
- Vous êtes tenu·e à une obligation de discrétion professionnelle sur les informations dont vous avez connaissance dans le cadre du stage, y compris dans votre rapport de stage. Si vos missions vous amènent à traiter des données à caractère personnel collectées par NU, vous devez obligatoirement compléter et remettre à votre tuteur, au plus tard le 1er jour du stage, l'annexe « Engagement pour l’accès à des données à caractère personnel ».
- Si vous percevez une gratification, vérifiez que le montant versé mensuellement par virement bancaire correspond aux heures effectives. En cas de problème, informez votre tuteur de stage, contactez l'agence comptable le cas échéant.
- Toute difficulté rencontrée dans le déroulement du stage doit être signalée à votre tuteur de stage et à votre enseignant référent, pour être résolue au plus vite.
- En cas de maladie contractée pendant le stage, signalez-le sans délai à l'organisme d'accueil, à votre service de scolarité, à votre enseignant référent et à votre tuteur.
- Toute modification des conditions de travail (horaires, dates, activité en horaires de nuit ou de week-end...) donne lieu à un avenant à la convention.
À la fin du stage
- L'organisme d'accueil vous délivre une attestation de stage, mentionnant la durée effective et le montant de la gratification perçue le cas échéant. Conservez-la, elle peut servir pour vos droits à la retraite.
- Vous transmettez à votre établissement un document évaluant la qualité de l'accueil reçu (sans incidence sur votre diplôme).
- Une fiche d'évaluation de votre activité est renseignée par l'organisme d'accueil et adressée à votre enseignant référent.
- Vous devez remplir les modalités d'évaluation pédagogique convenus dans la convention de stage.
En tant que tuteur au sein d'un laboratoire ou d'un service de Nantes Université, vous êtes le garant de l'accueil, de l'intégration et de l'encadrement du stagiaire au sein de votre structure. Le stagiaire est placé sous votre responsabilité pendant la réalisation de son stage et vous vous engagez à assurer un accompagnement régulier tout au long de celui-ci.
Avant la signature de la convention de stage, vous devez définir avec précision les modalités du stage ainsi que les missions confiées au stagiaire. Vous veillez ensuite au respect des engagements prévus dans la convention, à ce que les activités réalisées soient conformes aux objectifs pédagogiques, à ce que le stagiaire dispose des moyens nécessaires à l'accomplissement de ses missions, bénéficie d'un encadrement adapté et évolue dans des conditions garantissant sa santé et sa sécurité.
Le stagiaire demeurant sous la responsabilité pédagogique de son établissement d'enseignement, vous échangez régulièrement avec l'enseignant référent afin de vous assurer du bon déroulement du stage et de signaler toute difficulté éventuelle.
L'ensemble des obligations décrites dans les conditions générales de la convention de stage s'applique. Il est important que vous lisiez et compreniez l'intégralité de la convention sur laquelle vous vous engagez. Ci-dessous sont listées les principales obligations:Avant le stage
- Avant la signature de la convention de stage, définissez avec précision les modalités du stage ainsi que les missions confiées au stagiaire.
- Signez la convention avant le début du stage : pour des raisons juridiques et de sécurité, le stage ne peut pas démarrer tant qu'elle n'est pas signée par les cinq signataires et que l'attestation de responsabilité civile n'a pas été transmise.
- Vous ne pouvez pas superviser plus de 3 stagiaires simultanément.
- Si le stage se déroule sur un poste précédemment occupé par un stagiaire, vous devez avoir respecté un délai de carence égal au tiers de la durée du stage précédent.
- Le stagiaire ne peut en aucun cas être accueilli pour remplacer un agent absent, occuper un emploi permanent ou saisonnier, ou faire face à un accroissement temporaire d'activité.
- Vous devez enregistrer le stagiaire sur LDAP pour permettre l'accès aux bâtiments de l'établissement. Aucun stagiaire ne doit accéder sans être au préalable inscrit pour des mesures de sécurité.
- Vous devez fournir tout le matériel nécessaire au bon déroulement du stage y compris une adresse électronique et les moyens techniques si une partie s'effectue à distance.
Pendant le stage
- Vous assurez le suivi du stagiaire et optimisez les conditions de réalisation du stage conformément aux objectifs pédagogiques définis.
- Vous garantissez des conditions de stage conformes à la réglementation, veillez à la sécurité du stagiaire, et à ce qu'aucune discrimination ni mesure vexatoire, harcèlement ou violence sexiste ne soit exercée à son encontre. Le stagiaire est sous votre responsabilité.
- Si le stage dépasse 2 mois consécutifs ou cumulés, la gratification est obligatoire (4,50 €/heure en 2026). Elle est versée mensuellement par virement, dès le premier mois. Vous devez établir et signer mensuellement une attestation de présence et un tableau Excel sur le temps effectif. Ces deux documents nécessaires au calcul de la gratification sont à remettre à l'agence comptable. Une notice, accessible sur l'intranet de l'établissement, vous guide dans cette procédure. Pour le premier versement, vous devez également communiquer la convention de stage signée, la délégation de signature, le bon de commande, le RIB (Relevé d’Identité Bancaire) du stagiaire et le justificatif d'abonnement de transport, le cas échéant.
- Toute interruption temporaire (maladie, absence injustifiée...) doit être signalée par email à l'enseignant référent.
- Toute modification substantielle des conditions de travail (horaires, dates...) nécessite un avenant à la convention. Un modèle est annexé à la convention.
- En cas de manquement disciplinaire du stagiaire, seule la décision de sanction appartient à l'établissement d'enseignement : vous informez l'enseignant référent des faits constatés.
À la fin du stage
- Vous délivrez l'attestation de stage, mentionnant la durée effective et la gratification versée.
- Vous transmettez l'attestation de présence mensuellement à l'agence comptable, accompagnée du tableau Excel de présence effective.
- Vous renseignez la fiche d'évaluation de l'activité du stagiaire, adressée à l'enseignant référent (l'envoi par messagerie électronique est possible).
En tant qu'enseignant référent, vous veillez à ce que le stage s'inscrive pleinement dans le parcours pédagogique de l'étudiant. À ce titre, l'étudiant demeure sous la responsabilité de l'établissement d'enseignement pendant toute la durée de son stage.
Vous devez vous entretenir régulièrement avec le stagiaire et le tuteur, et conserver une trace écrite de ces échanges. Ce suivi permet de vérifier que les missions réalisées sont conformes à celles prévues dans la convention de stage, que le stagiaire dispose des moyens nécessaires à la réalisation de ses activités, qu'il bénéficie d'un encadrement effectif par son tuteur, que les conditions de sécurité sont réunies et que le stage se déroule dans de bonnes conditions pour l'ensemble des parties.
L'ensemble des obligations décrites dans les conditions générales de la convention de stage s'applique. Il est important que vous lisiez et compreniez l'intégralité de la convention sur laquelle vous vous engagez. Ci-dessous sont listées les principales obligations:
Avant le stage
- Avant la signature de la convention de stage, vérifiez les modalités du stage ainsi que les missions confiées au stagiaire. Définissez avec précision des modalités d'évaluation pédagogique, et de l'attribution éventuelle d'ECTS.
- Signez la convention avant le début du stage : pour des raisons juridiques et de sécurité, le stage ne peut pas démarrer tant qu'elle n'est pas signée par les cinq signataires et que l'attestation de responsabilité civile n'a pas été transmise.
- Vous ne pouvez pas suivre plus de 24 stagiaires simultanément. Le stagiaire est sous votre responsabilité. Vous devez vous assurer que le stage répondra aux objectifs pédagogiques et qu'il se déroulera dans de bonnes conditions et en toute sécurité.
- Si une partie du stage est prévue à distance, vous vérifiez que l'exercice s'y prête et que les outils à utiliser sont définis entre les parties.
- Vous transmettez à l'organisme d'accueil, avant la conclusion de la convention, les dates des cours, séminaires ou réunions auxquels le stagiaire devra pouvoir assister pendant son stage.
Pendant le stage
- Vous vous assurez à plusieurs reprises, auprès du tuteur et du stagiaire, du bon déroulement du stage, et proposez si besoin une redéfinition des missions à l'organisme d'accueil.
- Toute difficulté constatée par le stagiaire ou le tuteur doit vous être remontée pour être résolue au plus vite.
- Vous garantissez, avec le tuteur, des conditions de stage conformes à la réglementation, sans discrimination, harcèlement ou violence à l'encontre du stagiaire. Si le stagiaire est concerné par de tels faits, vous contactez sans délai le SUMPPS et signalez la situation au service des ressources humaines de la composante.
- En cas de manquement disciplinaire grave, vous pouvez demander l'engagement de poursuites disciplinaires. Seul l'établissement d'enseignement peut décider d'une sanction.
- En cas d'interruption temporaire du stage (maladie, accident, grossesse...), vous êtes informé·e par email et pouvez, en accord avec les parties, accepter un report de la fin du stage par avenant, dans la limite de la durée maximale légale (6 mois) et sans dépasser la fin de l'année universitaire ou la date du jury de diplôme.
À la fin du stage
- Vous recevrez la fiche d'évaluation du stage par le stagiaire.
- Vous recevez la fiche d'évaluation de l'activité du stagiaire, transmise par l'organisme d'accueil.
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