Effectuer son stage dans un organisme à l'étranger

Dans le cadre de sa formation, un étudiant de Nantes Université peut réaliser son stage au sein d'un organisme public ou privé situé hors de France. Ce stage international vient enrichir le parcours pédagogique de l'étudiant, mais il implique des démarches et des précautions supplémentaires, propres à l'éloignement et à l'application éventuelle d'une législation étrangère.

Pour encadrer cette collaboration, le modèle de la convention de stage à l'étranger propre à Nantes Université doit être utilisé et la convention signée avant le 1er jour du stage par toutes les parties. 

Rappel fondamental

Tout stage à l'étranger est soumis à l'accord préalable et exprès de Nantes Université et à une validation par la Direction Europe et International (DEI). Aucun stage ne peut être accordé ni maintenu dans un pays ou une zone classée rouge ou orange par le ministère de l'Europe et des Affaires étrangères. Comme pour un stage en France, la convention doit être signée par l'ensemble des parties, et le stagiaire doit avoir transmis ses attestations d'assurance, avant tout commencement d'activité, présentielle ou à distance.
 

Principales caractéristiques

  • Stagiaire
    • Tout étudiant de Nantes Université, dont le cursus comporte un volume pédagogique minimum de 200 heures de formation (dont au moins 50 heures en présentiel).
  • Durée maximale
    • 6 mois par année d'enseignement, renouvellements compris (durée cumulative).
  • Droit applicable
    • Selon le lieu du siège social de l'organisme d'accueil, la convention précise si c'est le droit français ou celui du pays d'accueil qui régit les conditions de travail.
    • Si le siège de l'organisme est en France, ou s'il s'agit d'une ambassade ou d'un consulat français, le droit français s'applique de plein droit.
  • Gratification
    • Si le droit français s'applique et que le stage dépasse 2 mois (plus de 308 heures), la gratification est obligatoire : minimum 4,50 €/heure de présence effective en 2026 (15 % du plafond horaire de la sécurité sociale), sauf collectivités d'outre-mer où la réglementation locale s'applique.
    • Si le droit du pays d'accueil s'applique, la gratification n'est pas obligatoire. Les règles relèvent alors du droit local.
    • Si la gratification versée dépasse le montant légal français, le stagiaire perd le bénéfice de l'assurance accident du travail et maladies professionnelles de la Caisse Primaire d'Assurance Maladie française.
  • Protection sociale et santé à l'étranger
    • Si le droit français s'applique, le stagiaire conserve sa couverture de sécurité sociale française pendant le stage. 
    • Dans tous les autres cas, le stagiaire doit souscrire une assurance maladie complémentaire adaptée au pays et à la durée du stage.
    • Les conditions de prise en charge et de déclaration en cas d'accident varient selon les pays : elles doivent être vérifiées avant le départ auprès de la caisse de rattachement de l'étudiant, ou sur www.cleiss.fr.
  • Assurances obligatoires du stagiaire 
    • Responsabilité civile internationale, assurance accident du travail, assurance rapatriement et assurance santé internationale.
    • Une attestation de ces assurances doivent être remises à l'organisme d'accueil avant le premier jour du stage ;
    • A défaut, Nantes Université décline toute responsabilité pour les dommages survenus pendant le stage.
  • Démarches spécifiques à l'international
    • Inscription (gratuite et fortement recommandée) sur le portail Ariane du ministère de l'Europe et des Affaires étrangères, et le cas échéant au registre des Français établis hors de France.
    • Le stagiaire doit également se renseigner sur les conditions d'entrée et de séjour (visa) et les risques sanitaires du pays d'accueil.
  • Frais à la charge du stagiaire
    • Sauf mention contraire dans les modalités du stage, les frais de voyage, de visa, de transport, d'hébergement et de nourriture sont à la charge du stagiaire.

La convention est un document juridique obligatoire qui doit être signée par les 5 responsables avant le début du stage. Il est de votre responsabilité, en tant que stagiaire, de remplir chaque section avec précision. En cas de modification, un avenant devra être rédigé et signé par tous les signataires. Une notice vous guide et vous permet de vérifier auprès des signataires l'ensemble des informations avant envoi de la convention en signature.


Le modèle de convention obligatoire

  • Le modèle spécifique "stage à l'étranger" doit impérativement être utilisé dès lors que l'organisme d'accueil est situé hors de France, y compris s'il s'agit d'une structure française à l'étranger (ambassade, consulat, filiale...). Ce modèle s'appuie sur la convention de la DGESIP et a été validée par différentes directions et services (DAJ, DCF, DEI, DFRU, DPEQ, DPO, DRPI et MCPI). 
  • Tout projet de stage à l'étranger doit être soumis, en amont, à la validation de la Direction Europe et International (DEI) ou du Fonctionnaire Sécurité Défense (FSD) de Nantes Université. La DEI accompagne également l'étudiant dans ses démarches et peut, selon les cas, instruire une aide à la mobilité via la plateforme Mobility Online.
  • La convention de stage doit être établie dans eSup Stage (à partir de la rentrée 2026-2027). Elle sera signée électroniquement via eSup Signature. Si votre composante utilise une autre application, vous devez vous assurer que le modèle de convention est conforme au modèle en vigueur à Nantes Université. Votre service scolarité peut répondre à vos questions éventuelles.
  • Convention en français-anglais si vous êtes étudiant à Nantes Université.
  • Notice pour vous aider à remplir la convention de stage.

Les informations administratives (Les 3 parties et 5 signataires)

  • L’Établissement d'enseignement (Nantes Université, votre composante) : Renseignez l’intitulé exact de votre formation, le nom de votre enseignant référent ainsi que son courriel pour lui permettre de signer électroniquement. 
  • L’Organisme d'accueil (Entreprise, association...) : Indiquez le nom officiel de l'organisme, l'adresse postale exacte de votre lieu de stage, le numéro SIRET/DUNS ou équivalent local, et le nom de votre tuteur ainsi que son courriel pour lui permettre de signer électroniquement.
  • Le Stagiaire : Vos coordonnées complètes, votre numéro d'étudiant et obligatoirement votre numéro de Sécurité Sociale (indispensable pour la couverture accident du travail). 

Le projet pédagogique et le temps de travail

  • Droit applicable : à préciser explicitement (droit français ou droit du pays de l'organisme d'accueil), en fonction du lieu du siège social de l'organisme.
  • Dates du stage : Indiquez précisément la date de début et la date de fin. 
  • Volume horaire : Calculez le nombre total d'heures prévues sur l'ensemble du stage (base de 35h ou 48h par semaine en temps plein selon le pays).
  • Les congés: Si des jours de congé sont prévus, spécifiez clairement les modalités ou les jours précis. Sans cette information, aucun congé ne pourra être pris.  
  • Le distanciel : Si des jours de télétravail sont prévus, spécifiez clairement les modalités (ex: 1 jour par semaine, le mardi) et l'organisation du suivi par le tuteur. 
  • Les missions : Décrivez précisément les tâches confiées. Elles doivent être progressives et en parfaite adéquation avec les objectifs de votre formation.
  • La gratification : montant et modalités de versement, en cohérence avec le droit applicable.
  • La protection maladie locale : si le droit français ne s'applique pas, préciser si l'organisme d'accueil fournit une couverture santé en vertu du droit local.
     

Les 5 signatures (avant le début du stage)

Le stage ne peut pas débuter sans l'accord écrit de tous. Les signatures doivent être recueillies électroniquement ou de manière manuscrite avant le premier jour de stage, dans cet ordre : 
  • L'étudiant (stagiaire), 
  • Le tuteur de stage de l'organisme d'accueil, 
  • L'enseignant référent de Nantes Université,
  • Le représentant de l'organisme d'accueil,  
  • Le représentant de Nantes Université ou par délégation.
Note: Le visa réalisé au moyen d'un outil de signature électronique homologué vaut signature ; une signature scannée peut également être acceptée sous réserve de certification de l'identité du signataire.

En tant que stagiaire, vous êtes pleinement acteur de votre stage. Vous vous engagez à réaliser les missions prévues dans la convention de stage, à respecter le règlement intérieur ainsi que les règles de fonctionnement de Nantes Université et de l'Organisme d'accueil, notamment celles relatives à la santé, à la sécurité, à la confidentialité et à la protection des données.

Le stage constitue une période de formation intégrée à votre cursus. Vous demeurez sous la responsabilité de Nantes Université et bénéficiez du suivi de votre enseignant référent tout au long du stage. En cas de difficulté, vous devez en informer sans délai votre tuteur de stage et votre enseignant référent afin qu'une solution puisse être recherchée. Vous veillez à ce que les missions confiées soient conformes à celles prévues dans la convention de stage et signalez toute modification des conditions de déroulement du stage. Si vous estimez qu'une activité présente un risque pour votre santé ou votre sécurité, vous avez le droit d'interrompre sa réalisation et de ne pas l'exécuter tant que les conditions de sécurité ne sont pas réunies. Vous devez en informer immédiatement votre tuteur de stage ainsi que votre enseignant référent afin que la situation soit analysée et que les mesures appropriées soient prises.

À l'issue de votre stage, vous accomplissez les démarches prévues par votre formation et l'organisme d'accueil (rapport de stage, soutenance, évaluation, attestation de stage, selon les cas). L'ensemble des obligations décrites dans les conditions générales de la convention de stage s'applique. Il est important que vous lisiez et compreniez l'intégralité de la convention sur laquelle vous vous engagez. Ci-dessous sont listées les principales obligations:


Avant le stage

  • Faites valider votre projet de stage à l'étranger par la Direction Europe et International (DEI) avant toute signature de convention. Vérifiez que le pays ou la zone d'accueil n'est pas classée rouge ou orange.
  • Complétez la convention après accord de votre tuteur de stage et votre enseignant référent. Veillez à bien préciser les missions et activités à réaliser pendant le stage, les modalités d'évaluation et les ECTS éventuels. Aidez-vous de la notice.
  • Assurez-vous que la convention est signée par les cinq signataires : le stage ne peut pas commencer avant l'ensemble des signatures pour des raisons juridiques et de sécurité.
  • Souscrivez et transmettez à l'organisme d'accueil, avant le premier jour du stage, vos attestations d'assurance responsabilité civile internationale, d'assurance rapatriement, d'assurance accident du travail et d'assurance santé internationale.
  • Vérifiez vos conditions de couverture sociale avant le départ auprès de votre caisse de rattachement ou sur www.cleiss.fr 
  • Inscrivez-vous, avant votre départ, sur le portail Ariane du ministère de l'Europe et des Affaires étrangères, et envisagez votre inscription au registre des Français établis hors de France.
  • Renseignez-vous sur les conditions d'entrée et de séjour (visa) dans le pays d'accueil, et évaluez les risques sanitaires avec le Service de Santé Étudiant (SSE) de Nantes Université.
  • Évaluez le coût total du séjour (transport, logement, vie sur place, santé, rapatriement), en particulier en l'absence de gratification.
  • Si votre stage se déroule en partie à distance, cela doit être validé au préalable par votre enseignant référent, qui vérifie que la mission s'y prête et que les outils sont définis avec l'organisme d'accueil.
  • Si vous avez des contraintes personnelles et que vous souhaitez prendre des congés, cela doit être validé au préalable par votre tuteur de stage et les jours notés sur votre convention avant la mise en signature.

Pendant le stage

  • Vous êtes soumis à la discipline et au règlement intérieur de l'organisme d'accueil, ainsi qu'à la législation du pays d'accueil. Vous ne pouvez réaliser à l'étranger aucune mission dont l'exécution serait interdite hors du territoire français.
  • Respectez les recommandations du ministère de l'Europe et des Affaires étrangères, du ministère de l'Intérieur ou des autorités locales, notamment en cas de crise sanitaire ou sécuritaire.
  • En cas de maladie, signalez-le sans délai à l'organisme d'accueil, à votre service de scolarité, à votre enseignant référent, à votre tuteur et au service de santé des étudiants de Nantes Université.
  • En cas d'accident du travail, assurez-vous que l'organisme d'accueil en informe immédiatement l'établissement d'enseignement, et vérifiez au préalable les modalités de déclaration auprès de votre caisse d'assurance maladie.
  • Toute modification substantielle des conditions du stage donne lieu à un avenant signé par les parties.

À la fin du stage

  • L'organisme d'accueil vous délivre une attestation de stage, mentionnant la durée effective et le montant de la gratification perçue le cas échéant. Conservez-la, elle peut servir pour vos droits à la retraite.
  • Vous transmettez à votre établissement un document évaluant la qualité de l'accueil reçu (sans incidence sur votre diplôme).
  • Une fiche d'évaluation de votre activité est renseignée par l'organisme d'accueil et adressée à votre enseignant référent.
  • Vous devez remplir les modalités d'évaluation pédagogique convenus dans la convention de stage.

En tant que tuteur au sein de l'organisme d'accueil, vous êtes le garant de l'accueil, de l'intégration et de l'encadrement du stagiaire au sein de votre structure. Le stagiaire est placé sous votre responsabilité pendant la réalisation de son stage et vous vous engagez à assurer un accompagnement régulier tout au long de celui-ci.

Avant la signature de la convention de stage, vous devez définir avec précision les modalités du stage ainsi que les missions confiées au stagiaire. Vous veillez ensuite au respect des engagements prévus dans la convention, à ce que les activités réalisées soient conformes aux objectifs pédagogiques, à ce que le stagiaire dispose des moyens nécessaires à l'accomplissement de ses missions, bénéficie d'un encadrement adapté et évolue dans des conditions garantissant sa santé et sa sécurité.

Le stagiaire demeurant sous la responsabilité pédagogique de son établissement d'enseignement, vous échangez régulièrement avec l'enseignant référent afin de vous assurer du bon déroulement du stage et de signaler toute difficulté éventuelle.

L'ensemble des obligations décrites dans les conditions générales de la convention de stage s'applique. Il est important que vous lisiez et compreniez l'intégralité de la convention sur laquelle vous vous engagez. Ci-dessous sont listées les principales obligations:

Avant le stage

  • Avant la signature de la convention de stage, définissez avec précision les modalités du stage, les missions confiées au stagiaire et le droit applicable (français ou local).
  • Signez la convention avant le début du stage : pour des raisons juridiques et de sécurité, le stage ne peut pas démarrer tant qu'elle n'est pas signée par les cinq signataires et que les attestations d'assurance n'ont pas été transmises par le stagiaire. 
  • Vous ne pouvez pas superviser plus de 3 stagiaires simultanément.
  • Si le stage se déroule sur un poste précédemment occupé par un stagiaire, vous devez avoir respecté un délai de carence égal au tiers de la durée du stage précédent.
  • Le stagiaire ne peut en aucun cas être accueilli pour remplacer un salarié ou un agent absent, occuper un emploi permanent ou saisonnier, ou faire face à un accroissement temporaire d'activité.
  • Vous devez fournir tout le matériel nécessaire au bon déroulement du stage y compris une adresse électronique et les moyens techniques si une partie s'effectue à distance.
  • Vous devez déclarer, le cas échéant, l'utilisation d'un véhicule de service confié au stagiaire auprès de votre assureur.
  • Si le droit local s'applique, informez le stagiaire concernant la couverture maladie et la gratification appliquée au sein de votre organisme.
     

Pendant le stage

  • Vous assurez le suivi du stagiaire et optimisez les conditions de réalisation du stage conformément aux objectifs pédagogiques définis.
  • Vous garantissez des conditions de stage conformes à la réglementation applicable, veillez à la sécurité du stagiaire, et à ce qu'aucune discrimination ni mesure vexatoire, harcèlement ou violence sexiste ne soit exercée à son encontre. Le stagiaire est sous votre responsabilité.
  • Si le stage relève du droit français et dépasse 2 mois consécutifs ou cumulés, la gratification est obligatoire (minimum 4,50 €/heure en 2026). Elle est versée mensuellement, dès le premier mois. Vous devez établir et signer conjointement avec le stagiaire l'attestation de présence mensuelle.
  • Toute interruption temporaire (maladie, absence injustifiée...) doit être signalée par email à l'enseignant référent.
  • Toute modification substantielle des conditions de travail (horaires, dates...) nécessite un avenant à la convention. Un modèle est annexé à la convention.
  • En cas de manquement disciplinaire du stagiaire, seule la décision de sanction appartient à l'établissement d'enseignement : vous informez par écrit l'enseignant référent des faits constatés.
  • Si l'activité du stagiaire donne lieu à une création protégée (logiciel, invention, œuvre), les dispositions de propriété intellectuelle prévues par la convention s'appliquent, et un contrat de cession de droits doit, le cas échéant, être signé.

À la fin du stage

  • Vous délivrez l'attestation de stage, mentionnant la durée effective et la gratification versée.
  • Vous renseignez la fiche d'évaluation de l'activité du stagiaire, adressée à l'enseignant référent (l'envoi par messagerie électronique est possible).

En tant qu'enseignant référent, vous veillez à ce que le stage à l'étranger s'inscrive pleinement dans le parcours pédagogique de l'étudiant, qui demeure sous la responsabilité de Nantes Université pendant toute la durée de son stage.

Vous devez vous entretenir régulièrement avec le stagiaire et le tuteur, et conserver une trace écrite de ces échanges. Ce suivi permet de vérifier que les missions réalisées sont conformes à celles prévues dans la convention de stage, que le stagiaire dispose des moyens nécessaires à la réalisation de ses activités, qu'il bénéficie d'un encadrement effectif par son tuteur, que les conditions de sécurité sont réunies et que le stage se déroule dans de bonnes conditions pour l'ensemble des parties.

L'ensemble des obligations décrites dans les conditions générales de la convention de stage s'applique. Il est important que vous lisiez et compreniez l'intégralité de la convention sur laquelle vous vous engagez. Ci-dessous sont listées les principales obligations:

Avant le stage

  • Avant la signature de la convention de stage, vérifiez les modalités du stage ainsi que les missions confiées au stagiaire. Définissez avec précision des modalités d'évaluation pédagogique, et de l'attribution éventuelle d'ECTS.
  • Vérifiez que le projet a bien été soumis à la Direction Europe et International (DEI).
  • Signez la convention avant le début du stage : pour des raisons juridiques et de sécurité, le stage ne peut pas démarrer tant qu'elle n'est pas signée par les cinq signataires et que les attestations d'assurance n'ont pas été transmises par le stagiaire. 
  • Vous ne pouvez pas suivre plus de 24 stagiaires simultanément. Le stagiaire est sous votre responsabilité. Vous devez vous assurer que le stage répondra aux objectifs pédagogiques et qu'il se déroulera dans de bonnes conditions et en toute sécurité.
  • Si une partie du stage est prévue à distance, vous vérifiez que l'exercice s'y prête et que les outils à utiliser sont définis entre les parties.
  • Vous transmettez à l'organisme d'accueil, avant la conclusion de la convention, les dates des cours, séminaires ou réunions auxquels le stagiaire devra pouvoir assister pendant son stage.

Pendant le stage

  • Vous vous assurez, à distance, à plusieurs reprises, auprès du tuteur et du stagiaire, du bon déroulement du stage, et proposez si besoin une redéfinition des missions à l'organisme d'accueil.
  • Toute difficulté constatée par le stagiaire ou le tuteur doit vous être remontée par email pour être résolue au plus vite.
  • Vous garantissez, avec le tuteur, des conditions de stage conformes à la réglementation et à la sécurité du stagiaire.
  • En cas de difficulté, de maladie ou d'incident signalé par le stagiaire ou le tuteur, orientez-le vers les services compétents (service de scolarité, SSE, DEI) et informez-en la Direction de la Formation et des Réussites Universitaires (DFRU) si nécessaire.
  • En cas de manquement disciplinaire grave, vous pouvez demander l'engagement de poursuites disciplinaires. Seul Nantes Université peut décider d'une sanction.
  • En cas d'interruption temporaire du stage (maladie, accident, grossesse...), vous êtes informé·e par email et pouvez, en accord avec les parties, accepter un report de la fin du stage par avenant, dans la limite de la durée maximale légale (6 mois) et sans dépasser la fin de l'année universitaire ou la date du jury de diplôme.

À la fin du stage

  • Vous recevez la fiche d'évaluation du stage par le stagiaire.
  • Vous recevez la fiche d'évaluation de l'activité du stagiaire, transmise par l'organisme d'accueil.

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Mis à jour le 15 juillet 2026.