Mise à disposition et location d'espaces du Pôle étudiant

Le Pôle étudiant dispose de plusieurs espaces (salle de réunion, salle d'animation, espace de l'accueil, couloir/espace d'exposition), avec des surfaces allant de 32 à 255 m².
Ces espaces peuvent être mis à disposition des étudiants, des associations étudiantes, des partenaires et des services de Nantes Université pour de nombreux types d'évènements : concert, colloque, projection, conférence, exposition, réunion, spectacle... Ces mêmes espaces peuvent être loués sous certaines conditions à des structures extérieures de Nantes Université : associations, entreprises, institutions publiques...

Le Pôle étudiant accueille régulièrement des évènements organisés par des étudiants, des associations ou des personnels de Nantes Université, par la mise à disposition gratuite des espaces dans la mesure où l'ensemble des conditions de réservation sont remplies.

Toutes les demandes s'effectuent grâce à ce formulaire, vous demandant votre identité ou celle de votre structure (association, service...), le ou les espaces souhaités, la ou les dates et heures envisagées pour votre évènement, un descriptif de celui-ci (public attendu, déroulement, besoins matériels...). Votre demande sera étudié par l'équipe du Service de la Vie étudiante et reviendra vers vous pour lancer la procédure de réservation.

La procédure de réservation d'un ou plusieurs espaces du Pôle étudiant nécessite les éléments suivants, que vous pouvez prévoir en amont de votre demande pour simplifier les démarches :

vérification de la disponibilité des espaces à la date prévue,
étude du financement du projet à l'aide d'un budget prévisionnel de l'évènement si nécessaire,
réalisation d'un point technique pour s'assurer que l'évènement est matériellement possible,
définition des besoins en sécurité et en prévention,
établissement d'une demande de débit de boisson auprès de la mairie de Nantes si nécessaire,
signature d'une autorisation d'occupation de territoire,
engagement de techniciens pour la tenue de l'évènement si nécessaire.

Divers évènements réalisés au Pôle étudiant

Le Pôle étudiant peut accueillir des évènements portés par des structures extérieures à Nantes Université. Les projets artistiques, culturels et scientifiques sont privilégiés. Les projets de nature personnelle ne peuvent pas être accueillis.

Toutes les demandes s'effectuent grâce à ce formulaire, vous demandant votre identité ou celle de votre structure (association, service...), le ou les espaces souhaités, la ou les dates et heures envisagées pour votre évènement, un descriptif de celui-ci (public attendu, déroulement, besoins matériels...). Votre demande sera étudié par l'équipe du Service de la Vie étudiante et reviendra vers vous pour lancer la procédure de réservation.

La procédure de réservation d'un ou plusieurs espaces du Pôle étudiant nécessite les éléments suivants, que vous pouvez prévoir en amont de votre demande pour simplifier les démarches :

vérification de la disponibilité des espaces à la date prévue,
réalisation d'un point technique pour s'assurer que l'évènement est matériellement possible,
définition des besoins en sécurité et en prévention,
signature d'une convention de mise à disposition et d'un devis,
engagement de techniciens pour la tenue de l'évènement si nécessaire.