Sur la base de l'arrêté du 25 mai 2016 fixant le cadre national de la formation et les modalités conduisant à la délivrance du diplôme national de doctorat (article 19, § 3) autorisant le principe des soutenances de thèse avec la participation de membres du jury en visio-conférence, les règles d'application générales sont les suivantes :

  • Le lieu de soutenance est celui défini dans la demande d'autorisation de soutenance ;
  • l'utilisation de la visio-conférence lors de la soutenance de thèse doit rester exceptionnelle ;
  •  au minimum 3 personnes présentes pour valider la soutenance. Les membres présents doivent satisfaire les critères de légalité (au moins 50% d'extérieurs et au moins 50% de professeurs ou assimilés) pour que la soutenance puisse avoir lieu ;
  • par souci technique, la visio-conférence se fera si possible avec une seule destination ;
  • le Président du jury et le candidat ne peuvent siéger en visio-conférence et sont donc physiquement présents dans la salle de soutenance.

Matériel

 
  • la visio-conférence devra être faite à partir d'une salle équipée pour la visio-conférence.
  • au moins un membre du jury de part et d'autre doit avoir la possibilité de se connecter à son compte e-mail pour pouvoir échanger les documents.
  • le jury présent doit disposer d'un accès téléphonique (international, le cas échéant) avec haut-parleur pendant toute la durée de la procédure de soutenance (pré-réunion du jury, soutenance du/de la candidat(e), délibération du jury).
  • en cas de défaillance technique du matériel avant le début de la soutenance (par exemple coupure informatique ou électrique prolongée), la soutenance ne peut avoir lieu que si les conditions habituelles pour sa validité sont respectées de même que la conformité de la composition du jury (notamment : rapport entre membres internes et externes et nombre minimum de membres d'un jury).

Opérations préalables 4 semaines avant la soutenance

 
  • Le/la directeur/trice de thèse présente une demande à la gestionnaire des thèses de la DRPI à l'aide du formulaire (demande d'autorisation de soutenance de thèse en visio-conférence). Cette demande doit parvenir 4 semaines avant la date de soutenance prévue. Tout retard dans la soumission de la demande peut entraîner sa non-recevabilité.
  • Il est de la responsabilité du/de la directeur/trice de thèse d'assurer, avec l'aide du responsable technique de la salle de visio-conférence réservée, que les conditions matérielles nécessaires au bon fonctionnement de la visio-conférence sont réunies (en particulier avec des tests préalables) afin de garantir la transmission continue et simultanée des débats.

Opération préalable 1 semaine avant la soutenance

 
  • Envoi, par le/la directeur/trice de thèse de toutes les informations techniques utiles à la visio-conférence à tous les membres du jury concernés, avec copie à la gestionnaire des thèses de la DRPI (theses@univ-nantes.fr). Envoi par les membres en visio-conférence du formulaire de délégation de signature en faveur du président du jury à la gestionnaire des thèses de la DRPI (theses@univ-nantes.fr).

Opérations préalables 2 jours avant la soutenance

 
  • Envoi, de la part du/de la candidat(e), à tout membre du jury en visio-conférence de :
- un texte finalisé de la présentation avec les transparents au format PDF,
- une éventuelle liste des errata du manuscrit déposé.
  • Il est nécessaire que les différents transparents soient numérotés, car en cas de défaillance du système de visio-conférence en cours de soutenance, tout membre du jury en visio-conférence doit pouvoir suivre la présentation sur son ordinateur tout en écoutant la soutenance orale par téléphone.

Opération le jour de la soutenance

 
  • La pré-réunion du jury, la soutenance et les délibérations du jury ont lieu dans la salle prévue pour la visio-conférence. Le public et le/la candidat(e) ne sont admis dans la salle que pendant la soutenance elle-même.
  • Les procédures pour les soutenances avec visio-conférence demeurent celles en vigueur pour toute soutenance. Concernant la rédaction du procès-verbal de soutenance et les signatures des membres du jury, les règles suivantes s'appliquent :
    1. La rédaction du rapport de soutenance suit les règles habituelles. Le texte définitif doit être approuvé par tous les examinateurs, y compris ceux à distance ;
    2. L'usage de la visio-conférence devra figurer sur le rapport de soutenance qui attestera également de la bonne transmission des échanges durant toute la durée de la soutenance ;
    3. Le procès-verbal et le rapport de soutenance doivent être signés par tous les membres physiquement présents lors de la soutenance et le président du jury signe pour ordre des membres en visio-conférence en indiquant la mention "présent par visio-conférence" ;
    4. Les documents sont remis à la scolarité selon la procédure habituelle.