Nantes-Université recrute un.e gestionnaire de scolarité - UFR des Sciences et des Techniques

ENVIRONNEMENT ET CONTEXTE DE TRAVAIL :

Unité de formation et de recherche (UFR), la Faculté des Sciences et des Techniques s'attache à mettre en oeuvre les principales missions dévolues à l'université : la formation initiale et continue tout au long de la vie, la recherche scientifique et technologique, en liaison avec les grands organismes nationaux de recherche, et la diffusion et la valorisation de ses résultats au service de la société. En matière de formation, elle propose 7 mentions de Licence générale, 7 Licences professionnelles et 17 mentions de Master déclinés en 45 parcours. Près de 5000 étudiants sont inscrits chaque année dans une des formations proposées.
Le service de la scolarité de la Faculté assure la gestion des formations et le suivi de la scolarité des étudiants, de l’inscription en 1ère année à la délivrance d’un diplôme de fin d’études. Le service compte 15 agents répartis dans 4 pôles (Licences – Masters et Doctorats – Examens – Emploi du temps), un des agents occupe le poste d’accueil du service.
Les relations fonctionnelles liées au poste sont d’ordre intra-service et université : départements et laboratoires de l’UFR, étudiants, enseignants, services universitaires (DFVE, DEI).

 

MISSIONS :

Le/la gestionnaire exerce au sein du service Scolarité de la Faculté des Sciences et des Techniques et participe prioritairement au suivi de la scolarité des étudiants inscrits en Licence et en Master. Il ou elle peut également contribuer à l’accueil des différents publics, intervenir dans la gestion des emplois du temps et participer à l’organisation des examens.

• Gestion de la scolarité des étudiants de Licence et Master
  • Participation à la gestion des campagnes des candidatures en Licence, Licence professionnelle et Master
  • Gestion des inscriptions administratives et pédagogiques
  • Vérification des inscriptions
  • Participation à la gestion des procédures de scolarité : réorientations, annulations d’inscription, aménagements de la scolarité,…
  • Accueil physique et téléphonique
• Gestion des emplois du temps et des réservations de salles
  • Participation à l’élaboration des emplois du temps
  • Saisie sur le logiciel CELCAT des grilles des emplois du temps fournies (saisie des modules, du nom des enseignants et des salles attribuées)
  • Gestion de la messagerie « emplois du temps » pour traitement par ordre de priorité des demandes de changements d’emplois du temps, traitement des urgences
• Activités Associées
  • Aide à l’organisation des examens
  • Aide à la gestion des conventions de stage

 

PROFIL RECHERCHÉ :

• Formation et/ou qualification : Formation en gestion administrative
• Expérience antérieures bienvenues pour occuper le poste : 1 à 3 ans

COMPETENCES ET CONNAISSANCES RECQUISES :

• Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires :
  • Dispositifs et procédures propres à la scolarité
  • Techniques de communication
  • Techniques d’élaboration de documents
  • Environnement et réseaux professionnels
  • Techniques d’accueil téléphonique et physique
• Savoir-faire opérationnels :
  • Travailler en équipe
  • Savoir rendre compte
  • Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité et les outils bureautiques
  • Enregistrer, classer et archiver des documents
  • Savoir faire évoluer ses techniques de travail
• Savoir-être :
  • Sens relationnel
  • Sens de l'organisation
  • Réactivité
  • Adaptabilité
  • Rigueur

 

Fiche de poste

Date limite de réception des candidatures : 14 octobre 2023
Date de la commission de recrutement : semaine du 16 octobre 2023
Date de prise de fonctions souhaitée : dès que possible